Votre cahier des charges est-il "robuste"..?

Lors de ses missions de conseil en amont des projets, Colportic propose au Musée d'évoquer un certain nombre de points importants lors de la rédaction du Cahier des Charges pour un appel d'offre à des dispositifs de médiation numériques.

Voici un certain nombre de points sensibles :

• Le Musée devra rester propriétaire des contenus :
  • Choisir des technologies qui permettent au Musée de faire des modifications, souvent mineures, de contenu multimédia sans l'intervention du prestataire
  • Exiger de livrer les contenus complets sous forme numérique avant facturation de la totalité des prestations. Ces contenus permettront au Musée de changer de prestataire par la suite, si nécessaire.
  • Le format Flash sera à éviter, car il est propriétaire et sa modification passe par l'usage d'outils métier nécessitant une compilation. Flash fait l'objet de fréquentes mises à jour de sécurité dans le plugin (greffon) des navigateurs Internet.
    • Préférer le format HTML5, qui est maintenant largement répandu (par exemple, Google a banni Flash sur ses serveurs)
• Standardiser au maximum les matériels :
  • Par exemple, il n'est pas nécessaire que les formats d'écran, les players audio, les ordinateurs multimédia soient tous différents pour chacun des interactifs. Un compromis doit être négocié avec l'infographiste, et le scénographe entre la signification du message scénographique et les coût cachés d'usage ultérieur.

Pour que le Musée puisse maîtriser à moindre coût la maintenabilité des équipements, il est judicieux de prendre les précautions suivantes :

• Négocier les contrats de maintenance en même temps que la demande de devis

  
  
  

  • Passer commande de la première période de maintenance hors période de garantie dès le règlement dès la clôture du projet, si possible dans la ligne budgétaire d'investissement, hors fonctionnement
  • Cette précaution met à l'abri les conservateurs des musées de restriction budgétaires ultérieures, hélas s'appliquant d'abord aux crédits de fonctionnement.
• S'informer auprès  fournisseurs de la possibilité de disposer d'une seconde source pour remplacer les équipements en cas de défaillance du prestataire :
  • Dans ce cadre, les équipements devront dialoguer entre eux en utilisant des protocoles ouverts et standardisés pour assurer la modularité
• Constituer des Lots de matériels de rechange
  • Pour permettre un dépannage rapide de premier niveau sans intervention onéreuse d'un technicien
  • Pour faciliter le "retour usine" ou échange standard des matériels
  • Pour faire baisser le coût des contrats d'entretien par une maintenance premier niveau par échange de sous-ensemble par le personnel du Musée ou de la commune
  • Rédiger une procédure de maintenance pour chacun des équipements, négociée avec le personnel
• Demander la télé-surveillance des équipements de médiation ("monitoring")
  

  
  
  

  • Exiger que les équipements soient interrogés régulièrement par un logiciel de télé-surveillance centralisé installé sur le poste d'un professionnel du Musée, pour en vérifier le bon fonctionnement.
  • Ces technologies offrent les avantages suivants :
    • Prévenir immédiatement par e-mail, SMS, Notification tout blocage d'une borne interactive
    • Offrir un tableau de bord permanent de l'état des équipements au personnel de surveillance des salles
    • induire un surcoût négligeable sur le projet en raison du peut de code à introduire dans les applications

       

Il est important de prendre des précautions vis à vis des autres corps d'état interférent avec la scénographie, dans les cas suivants :

• Alimentation électrique des équipements sensibles ne pouvant pas être mis hors tension sans procédure préalable :
  • serveur informatique
  • videoprojecteurs
• S'assurer de la qualité du réseau informatique local :
  • Faire installer un réseau par une société dont c'est le cœur de métier (et non pas par un électricien)
  • Faire une recette des performances du réseau avec un appareillage de mesure (réflectométrie)

Pour en savoir plus sur les recommandations de Colportic sur l'architecture des systèmes d'information des Musée, consulter les autres articles de ce site, en particulier "Séparer la forme du fond" et "La Modularité"